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Algunos hoteles tienen la esperanza de mejorar la atención al cliente al momento de su registro, implementando el check in online, pero, ¿Es tan bueno como parece? ¿En qué consiste realmente?
En el artículo de hoy vamos a saber en qué consiste, las ventajas y desventajas a la hora de utilizar este servicio en un alojamiento turístico, ¡A por ello! 
Antes de entrar a conocer cómo funciona el check in online, es preciso recordar que en el check in tradicional que se realiza en la recepción del hotel, se le pide al cliente su documento de identidad, forma de pago, bono o vouchers, y toda esta información se registra en el PMS o Property Management System.
Este trámite hay que hacerlo con cada uno de los clientes que lleguen a registrarse, pues toda esta información debe ir en un archivo a la policía al final del turno.
De ahí la importancia de que todas las personas que pernocten en un establecimiento deban estar registradas en un sistema de gestión o PMS.
Y ni qué decir si a la llegada del cliente el recepcionista no encuentra la reserva, la tiene que crear nueva, tiene algún problema con la forma de pago o es un grupo de varias habitaciones.
Este trámite genera demoras en el servicio y largas filas en el momento del registro de los clientes, pues hay que realizar este proceso con todos los huéspedes.
Por lo anterior, los establecimientos buscan la forma de mejorar su servicio y una de las mejores opciones es agilizar el ingreso de sus clientes a través del check in online.
El check in online consiste en que el mismo cliente realice su registro a través de un formulario que recibirá una vez tenga confirmada su reserva.
El procedimiento que tienen algunos softwares de check in online es el siguiente:
El cliente realiza su reserva a través de tu página web.
Recibe un email en el que viene el link del formulario del registro.
Se le muestran al cliente los detalles de la reserva para evitar algún inconveniente futuro antes de realizar el check in online.
El cliente debe incluir una foto de su DNI y hacerse una foto de él también para que la plataforma compruebe que se trata de la misma persona.
Leen y firman el contrato de arrendamiento del establecimiento.
Acceden a ofertas de upselling y crosselling como, por ejemplo, el Early check in y late check out, entre otras.
Por último, tendrán la opción de pagar al momento o directamente en el establecimiento. ¡Esto es genial! Pues imagina todo el tiempo que se ahorra la recepción en los tramites de registro al cliente.
Reducir significativamente el tiempo de espera de los clientes en la recepción, pues solo tendrían que llegar al hotel a recoger la llave y a validar sus datos.
Se cumple con la Ley Orgánica de Protección de datos.
Ofrecer un check in súper rápido y evitar que los clientes tengan que esperar largas colas.
Mejorar la experiencia de los clientes en tu establecimiento, pues se pueden contratar servicios complementarios como salidas tardías, cambios a habitaciones superiores, desayunos, tours por la ciudad, etc.
El check in online, es el que hemos visto hasta ahora, el cliente rellena un formulario en el que pone todos sus datos y pasa a la recepción donde recoge la llave.
Por otra parte, existen también en el mercado plataformas que ofrecen a los establecimientos turísticos la modalidad de Auto Check in, que además de rellenar el formulario, el cliente recibe un link donde obtiene un código numérico para abrir la puerta de su habitación.
Con el check in automático, los clientes tienen una llave digital que les permitirá abrir su habitación de manera independiente una vez realizado el check in online y sin tener que pasar por la recepción.
Este código único cambia con cada reserva, y puede abrir las puertas del edificio, de las instalaciones y se pueden controlar los accesos al establecimiento desde una aplicación móvil.
En mi humilde opinión, yo sinceramente veo más ventajas que desventajas, pero siempre estarán los hackers, las suplantaciones de identidad, o los estafadores.
También hay que tener en cuenta que para implementar este servicio se tiene que realizar una gran inversión en el cambio de las cerraduras de las habitaciones y de todo el edificio en general.
Es cuestión de echar números y hacer una proyección a medio y largo plazo de los beneficios que podrías obtener con este cambio versus la inversión que habría que hacer y valorar si te merece la pena.
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