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En la correcta gestión de las reservas, se encuentra, sino la principal, una de las claves indispensables para conseguir la ocupación que queremos y necesitamos.
En el artículo anterior, estábamos viendo Cómo conseguir un 100% de ocupación en Navidades, en él os explicaba las acciones que hay que tener en cuenta para ello.
Pero ahora vamos a hablar en profundidad de la Gestión de las reservas, y aunque no lo creas, en mi concepto es lo más importante para conseguir los ingresos que necesitas en tu establecimiento en cuanto a habitaciones se refiere.
Si, por ejemplo, tienes 50 habitaciones, deberías encargarte de la Venta óptima de las mismas y muchísimo más en fechas en las que sabes que con una buena gestión podrás alcanzar el 100% de ocupación.
Cuando me refiero a Venta Óptima, quiero decir que si tu PMS (Property Management System) o cualquier sistema de gestión que utilices: Opera, Fidelio, hotelmanager, Cloudbeds, etc…
Dice que tienes 40 habitaciones ocupadas para una fecha determinada, muchas veces nos encontramos con que las reservas realmente confirmadas son sólo 20 de las 40, porque las otras 20 estaban mal gestionadas en el PMS, estaban sin garantía, con una fecha errónea, etc.
En mi artículo Cómo realizar un análisis de la demanda, encontráras todos los detalles para realizarlo, pero lo más importante y con lo que me gustaría que te quedaras, es que hay que conocer el comportamiento de nuestros clientes para todo…
Para la toma de decisiones y optimizar nuestros resultados, para asegurarnos de que cubrimos nuestros gastos fijos, que gestionamos bien el inventario de habitaciones del que disponemos, de que nos cercioramos de obtener un mix de ocupación y precio que permita mejorar la rentabilidad, en fin, para varios aspectos importantes y que inciden en la correcta gestión de los recursos.
Recuerdo que cuando era coordinadora de reservas en el hotel Sofitel Santa Clara en Cartagena de Indias, todas las tardes me imprimía un listado de las llegadas del día siguiente y revisaba que estuviera todo en orden:
Que el código del paquete fuera el correcto en el PMS, es decir, si era un plan luna de miel, el código “LUNMI” por ejemplo debía estar bien puesto para poder llevar las estadísticas o el control de las ventas de dicho paquete y poder analizar el ROI o retorno de la inversión, etc.
Revisar fechas in y out.
Revisar forma de pago.
Revisar Número de noches vs. Solicitud de la reserva.
Revisar tipo de habitación.
Entre otros.
Esto nos permitía, a final del mes, tener una ocupación y unos ingresos reales, así como también evitarnos muchos problemas en la recepción a la hora del check in de los clientes.
Si quieres conseguir una ocupación real y optimizar la venta de tus habitaciones en fechas de alta ocupación, la revisión de las llegadas de esas fechas debe hacerse con muchísima antelación.
Revisar con tiempo te dará mucho margen de maniobra, por ejemplo, poder manejar a tu antojo tu inventario de habitaciones, conocer con antelación a través de qué canales puedes vender a mejor precio para sacar más rentabilidad.
Así como también poder corregir cualquier error que te pueda impedir vender el máximo número posible de habitaciones y obtener además de una buena ocupación, un buen RevPAR (Ingreso por habitación disponible) y un excelente ADR o precio medio.
A raíz de la pandemia, muchos hoteles adoptaron para sus clientes la opción de reservar sin un método de pago, o que sus clientes pudieran reservar sin tarjeta de crédito y el hotel les garantizaba mantener su reserva hasta las 18.00 horas, es decir, el cliente podía reservar y pagar en destino al momento de hacer el check in.
La opción de reservar sin tarjeta de crédito, está muy bien para las fechas de baja ocupación y cuando quieras aumentar las reservas de una fecha determinada.
En este tema no me voy a meter, cada establecimiento es un mundo y cada director sabrá que opción le conviene más.
Pero déjame hacerte una pregunta, ¿Si tienes un hotel ubicado muy cerca al Estadio Santiago Bernabéu y sabes que el fin de semana del 20 de febrero, por ejemplo, se juega la Champions, tomarías una reserva para esa fecha sin tarjeta de crédito?
La gestión de las reservas de grupos es distinta ya que las condiciones para garantizar este tipo de reservas son completamente diferentes a las que tiene una reserva individual.
En este tema de grupos hay que tener en cuenta un aspecto muy importante y es que vas a tener bloqueado un gran número de habitaciones en tu hotel, y que si por cualquier circunstancia, te lo cancelan uno o dos días antes no vas a poder venderlas, con lo cual tienes que tener mucho cuidado en ese sentido.
Además, también es importante tener en cuenta si te compensa tomar un grupo en una fecha de alta ocupación. Te dejo aquí el artículo que escribí sobre el Revenue Management y las salas de reuniones.
Esperamos que pongas en práctica todas estas acciones y puedas comprobar en tu establecimiento, los beneficios de tener una ocupación real.
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