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El PMS, Property Management System, o Sistema de gestión de establecimientos hoteleros, además de registrar la entrada y salida de los clientes del hotel, crear una base de datos, asignar un número de habitación a un huésped…
También nos puede ayudar a ofrecer una mejor experiencia a los clientes antes, durante y después de su estancia.
Veamos a continuación cómo podemos sacarle el máximo provecho a esta magnífica herramienta, pero antes vamos a empezar por el principio definiendo, qué es un PMS.
El Property Management System, o PMS lo podríamos definir como un Sistema de gestión integral que te ayuda a llevar con éxito las operaciones de todos los departamentos que integran un hotel o propiedad turística.
Recepción. Se pueden controlar a través de este módulo las llegadas del día, los clientes alojados, la asignación de habitaciones, programar llamadas para despertar a los huéspedes, se pueden gestionar desde aquí tanto a grupos como a individuales.
Reservas. Desde aquí se crean y se buscan las reservas, se pueden ver reservas ya pasadas, con fecha actual y las futuras reservas para otros meses. También buscar el cardex de un cliente.
Housekeeping– Ama de llaves (Pisos). Se lleva el control de la limpieza de habitaciones, de las habitaciones vacías u ocupadas, podemos poner habitaciones fuera de servicio. Se puede ver en el histórico de la habitación qué persona estuvo alojada. Desde esta opción puedes tener un informe o listado con el estado de las habitaciones, te saldrá si está vacía, limpia, sucia, ocupada, etc…
Mantenimiento. Su función es gestionar los servicios de Mantenimiento. En esta parte, cuando una habitación se encuentren en reparación, se puede poner fuera de servicio o fuera de orden, para evitar que se entregue al cliente una habitación que no esté en condiciones de uso.
Cajeros. Su finalidad es llevar un control de las operaciones realizadas en efectivo, tarjetas de crédito, bonos o vouchers, en cada turno de recepción. Desde aquí se realiza el check out o salida de los clientes, los cargos de consumos de los clientes en las habitaciones, la facturación, etc.
Varios o Informes. Podemos obtener todo tipo de informes de gran utilidad para el Revenue Managementy otras áreas, como por ejemplo un histórico de ocupación, Forecast, tarifa media, histórico de clientes, en determinadas fechas, listado de ocupación de los salones, listado de desayunos, libro de IVA. Todo tipo de informes que necesites para la operación. También podrás programar informes para que te lleguen al correo electrónico.
Contabilidad o crédito. Podrás gestionar desde esta opción el mantenimiento de cuentas, tarjetas de créditos.
Comisiones. Se tramitan gestiones o actividad de pagos de comisiones con proveedores.
Auditoria Nocturna. En esta opción el recepcionista nocturno realiza el cierre de la actividad del día y el cambio de fecha en el sistema, imprimiendo en un archivo los informes de auditoría nocturna.
Gracias a los avances de la tecnología, en la actualidad puedes tener un PMS que podrás gestionar desde el móvil en la nube, con lo que reducirás gastos de capital Inicial en Software y Hardware, ya no tienes excusa para llevar en orden todas las áreas que conforman tu propiedad.
Entre las ventajas que ofrece este sistema tenemos:
Las nuevas versiones de PMS que ofrecen opciones que te permiten brindar una mejor experiencia a tus clientes.
Se pueden gestionar los canales de distribución para mejorar el ADR y el RevPAR del hotel, maximizando de ésta forma tus ingresos.
Se integra con motores de reservas para el volcado automático de las reservas que realizan los clientes a través de tu página web por lo que podrás mejorar y aumentar la productividad del personal.
Mejorar la eficiencia y eficacia del personal del hotel, ofreciendo mejores servicios.
Podrás automatizar tareas, gestionar las reservas, reduciendo la carga de trabajo del área de recepción.
Te permite crear una base de datos de tus clientes, en la que también guardarás sus preferencias de alojamiento, piso alto, cama doble, habitación exterior, etc.
También puedes clasificar a tus huéspedes según el número de estancias y darles un tratamiento VIP o diferente al resto de clientes, con esto conseguirás fidelizarles.
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