Formación para empleados

Optimizar tus reservas de habitaciones como clave para mejorar los ingresos

En el artículo de ésta semana hablaremos de la optimización de las reservas de habitaciones como clave para mejorar los ingresos de tu alojamiento.

Tener controladas las reservas, es decir, que estén correctamente ingresadas en el PMS (Property Management System), que estén garantizadas con una tarjeta de crédito o con un depósito, o voucher (bono) de agencia de viajes o empresa…

Nos ayudará a evitar sorpresas de último momento y a conseguir que el Forecast o previsión de la demanda y ocupación sean lo más real posible.

En esta ocasión hablamos de uno de los principales elementos que intervienen en la baja o alta rentabilidad de un establecimiento hotelero: una buena gestión y optimización de las reservas.

La Gestión de las reservas, juega un papel importantísimo a la hora de conseguir los ingresos que necesitas en tu alojamiento en cuanto a habitaciones se refiere, pues interviene directamente en aumentar el RevPAR (ingresos por habitación) y el ADR (precio medio).

Si, por ejemplo, dispones de 50 habitaciones, lo esencial sería tener una Venta óptima de las mismas y muchísimo más en fechas en las que sabemos que con una buena gestión podremos alcanzar el 100% de ocupación.

Cuando me refiero a Venta Óptima, quiero decir que si tu PMS (Property Management System) o cualquier sistema de gestión que utilices: Opera, Fidelio, hotelmanager, Cloudbeds, etc…

Indica una ocupación del 40% para una fecha específica, a la hora de revisar las reservas, muchas veces nos encontramos con que en realidad contamos con sólo un 20% de ocupación, ya que el otro 20% no era real, debido a que las reservas estaban mal gestionadas en el PMS, no tenían una tarjeta de crédito como garantía, o tenían una fecha errónea o en el peor de los casos estaban anuladas y no se habían cancelado en nuestro sistema, etc.

Veamos a continuación algunos pasos para gestionar de una mejor forma las reservas de habitaciones de tu propiedad.

Algunos pasos para mejorar la gestión de las Reservas

Comportamiento de la demanda

Revenue Management

De este tema he hablado ya en varios de mis artículos, por lo que no voy a profundizar en él ahora, pero lo más importante y con lo que me gustaría que te quedaras, es que hay que conocer el comportamiento de nuestros clientes para todo…

Para la toma de decisiones y optimizar nuestros resultados, para asegurarnos de que cubrimos nuestros gastos fijos, que gestionamos bien el inventario de habitaciones del que disponemos, de que nos cercioramos de obtener un mix de ocupación y precio que permita mejorar la rentabilidad, en fin, para varios aspectos importantes y que inciden en la correcta gestión de los recursos.

Revisión diaria de las Llegadas

Recuerdo que cuando era coordinadora de reservas en el hotel Sofitel Santa Clara en Cartagena de Indias, todas las tardes me imprimía un listado de las llegadas del día siguiente y revisaba que estuviera todo en orden:

  • Que el código del paquete fuera el correcto en el PMS, es decir, si era un plan luna de miel, el código “LUNMI” por ejemplo debía estar bien puesto para poder llevar las estadísticas o el control de las ventas de dicho paquete y poder analizar el ROI o retorno de la inversión, etc.
  • Revisar que las fechas de entrada y salida fueran correctas.
  • Revisar forma de pago.
  • Revisar Número de noches vs. Solicitud de la reserva.
  • Revisar tipo de habitación.
  • Si había que facturar a una empresa o agencia de viajes, que estuviera bien puesta la información de la empresa o agencia para la factura y sobre todo que estuviera “Enrutado” a créditos.
  • Entre otros.

Esta revisión nos permitía, a final del mes, tener una ocupación y unos ingresos reales, así como también evitarnos muchos problemas en la recepción a la hora del check in de los clientes.

Revisión previa de las reservas en fechas de alta ocupación

Falta de Rentabilidad

Si quieres conseguir una ocupación real y optimizar la venta de tus habitaciones en fechas de alta ocupación, la revisión de las llegadas de esas fechas debe hacerse con muchísima antelación.

Te hablo de realizar una revisión de las reservas de habitaciones, bien sea de grupos o reservas individuales, con una antelación de al menos 3 a 6 meses, para poder detectar:

  • Bloqueo de grupos que no tengan depósito o garantía, que tengan vencida la fecha deadline.
  • Reservas individuales de más de 5 habitaciones, por ejemplo, que no tenemos aún certeza de que vendrán.

Revisar con tiempo te dará mucho margen de maniobra, como poder manejar a tu antojo tu inventario de habitaciones, conocer con antelación a través de qué canales puedes vender a mejor precio para sacar más beneficios.

Así como también poder corregir cualquier error que te pueda impedir vender el máximo número posible de habitaciones y obtener, además de una buena ocupación, un buen RevPAR (Ingreso por habitación disponible) y un excelente ADR o precio medio.

Garantía de las Reservas 

A raíz de la pandemia, muchos hoteles adoptaron para sus clientes la opción de reservar sin un método de pago, o que sus clientes pudieran reservar sin tarjeta de crédito y el hotel les garantizaba mantener su reserva hasta las 18.00 horas, es decir, el cliente podía reservar y pagar en destino al momento de hacer el check in.

La opción de reservar sin tarjeta de crédito, está muy bien para las fechas de baja ocupación y cuando quieras aumentar las reservas de una fecha determinada.

En este tema no voy a intervenir, cada establecimiento es un mundo y cada director sabrá que opción le conviene más.

Pero déjame hacerte una pregunta, ¿Si tienes un hotel ubicado muy cerca al Estadio Santiago Bernabéu y sabes que el fin de semana del 20 de febrero, por ejemplo, se juega la Champions, tomarías una reserva para esa fecha sin tarjeta de crédito?

Reservas de Grupos

La gestión de las reservas de grupos es distinta, ya que las condiciones para garantizar este tipo de reservas son completamente diferentes a las que tiene una reserva individual.

En este tema de grupos hay que tener en cuenta un aspecto muy importante y es que vas a tener bloqueado un gran número de habitaciones en tu hotel, y que si por cualquier circunstancia, te lo cancelan uno o dos días antes no vas a poder venderlas, con lo cual tienes que tener mucho cuidado en este sentido.

 Además, también es importante tener en cuenta si te compensa tomar un grupo en una fecha de alta ocupación. Te dejo aquí el artículo que escribí sobre El Revenue Management y las salas de reuniones.

Esperamos que pongas en práctica todas estas acciones y puedas comprobar en tu establecimiento, los beneficios de tener una ocupación real y mejorar los ingresos a través de las habitaciones.

Mas información

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